Manager
adalah orang atau seseorang yang harus mampu membuat orang-orang dalam
organisasi yang berbagai karakteristik, latar belakang budaya, akan tetapi
memiliki ciri yang sesuai dengan tujuan dan teknologi. Dan tugas seorang
manager adalah bagaimana mengintegrasikan berbagai macam variabel
(karakteristik, budaya, pendidikan dan lain sebagainya) kedalam suatu tujuan
organisasi yang sama dengan cara melakukan mekanisme penyesuaian. Adapun
mekanisme yang diperlukan untuk menyatukan variabel diatas adalah sebagai
berikut:
*Pengarahan
yang mencakup pembuatan keputusan, kebijaksanaan, supervisi, dan
lain-lain.
*
Rancangan organisasi dan pekerjaan.
*
Seleksi, pelatihan, penilaian, dan pengembangan.
*
Sistem komunikasi dan pengendalian.
*
Sistem reward.
Hal
tersebut memang tidak mengherankan karena posisi Manajer Proyek memegang
peranan kritis dalam keberhasilan sebuah proyek terutama di bidang teknologi
informasi. Berikut ini kualifikasi teknis maupun nonteknis yang harus dipenuhi
seorang Manajer Proyek:
·
Karakter
Pribadinya
·
Karakteristik
Kemampuan Terkait dengan Proyek yang Dikelola
·
Karakteristik
Kemampuan Terkait dengan Tim yang Dipimpin
Karakter Pribadi yang Harus Dimiliki Seorang Manager Proyek
1.
Memiliki
pemahaman yang menyeluruh mengenai teknis pekerjaan dari proyek yang dikelola
olehnya.
2.
Mampu
bertindak sebagai seorang pengambil keputusan yang handal dan bertanggung
jawab.
3.
Memiliki
integritas diri yang baik namun tetap mampu menghadirkan suasana yang mendukung
di lingkungan tempat dia bekerja.
4.
Asertif
5.
Memiliki
pengalaman dan keahlian yang memadai dalam mengelola waktu dan manusia.
Karakteristik
Kemampuan Terkait dengan Tim yang Dipimpin
1.
Memiliki
kemampuan dan keahlian berkomunikasi serta manajerial.
2.
Mampu
menyusun rencana, mengorganisasi, memimpin, memotivasi serta mendelegasikan
tugas secara bertanggung jawab kepada setiap anggota tim.
3.
Menghormati
para anggota tim kerjanya serta mendapat kepercayaan dan penghormatan dari
mereka.
4.
Berbagi
sukses dengan seluruh anggota tim.
5.
Mampu
menempatkan orang yang tepat di posisi yang sesuai.
6.
Memberikan
apresiasi yang baik kepada para anggota tim yang bekerja dengan baik.
7.
Mampu
mempengaruhi pihak-pihak lain yang terkait dengan proyek yang dipimpinnya untuk
menerima pendapat-pendapatnya serta melaksanakan rencana-rencana yang
disusunnya.
8.
Mendelegasikan
tugas-tugas namun tetap melakukan pengendalian melekat.
9.
Memiliki
kepercayaan yang tinggi kepada para profesional terlatih untuk menerima pekerjaan-pekerjaan
yang didelegasikan darinya.
10.
Menjadikan
dirinya sebagai bagian yang terintegrasi dengan tim yang dipimpinnya.
Karakteristik
Kemampuan Terkait dengan Proyek yang Dikelola
1. Memiliki
komitmen yang kuat dalam meraih tujuan dan keberhasilan proyek dalam jadwal,
anggaran dan prosedur yang dibuat.
2. Pelaksanakan
seluruh proses pengembangan proyek IT sesuai dengan anggaran dan waktu yang
dapat memuaskan para pengguna/klien.
3.
Pernah
terlibat dalam proyek yang sejenis.
4.
Mampu
mengendalikan hasil-hasil proyek dengan melakukan pengukuran dan evaluasi
kinerja yang disesuaikan dengan standar dan tujuan yang ingin dicapai dari
proyek yang dilaksanakan.
5.
Membuat
dan melakukan rencana darurat untuk mengantisipasi hal-hal maupun masalah tak
terduga.
6.
Membuat
dan menerapkan keputusan terkait dengan perencanaan.
7.
Memiliki
kemauan untuk mendefinisikan ulang tujuan, tanggung jawab dan jadwal selama hal
tersebut ditujukan untuk mengembalikan arah tujuan dari pelaksanaan proyek jika
terjadi jadwal maupun anggaran yang meleset.
8.
Membangun
dan menyesuaikan kegiatan dengan prioritas yang ada serta tenggat waktu yang
ditentukan sebelumnya.
9.
Memiliki
kematangan yang tinggi dalam perencanaan yang baik dalam upaya mengurangi
tekanan dan stres sehingga dapat meningkatkan produktifitas kerja tim.
10.
Mampu
membuat perencanaan dalam jangka panjang dan jangka pendek.
Skill
yang Dibutuhkan Manager Proyek:
Shtub (1994) menggambarkan diagram kemampuan yang penting untuk dimiliki oleh seorang manajer proyek. Diantaranya adalah:
Shtub (1994) menggambarkan diagram kemampuan yang penting untuk dimiliki oleh seorang manajer proyek. Diantaranya adalah:
·
Problem
Solving, kemampuan
manajer dalam menyelesaikan masalah secara efektif dan efisien.
·
Budgeting
and Cost Skills, Kemampuan
dalam hal membuat anggaran biaya proyek, analisis kelayakan investasi agar
keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai dengan keinginan penyedia dana.
·
Schedulling
and Time Management Skills, kemampuan untuk menjadwalkan proyek. Disini manajer proyek
dituntut untuk dapat mengelola waktu secara baik agar proyek dapat selesai
tepat waktu seperti yang diharapkan. Untuk mengelola waktu ini manajer proyek
harus mendefinisikan aktivitas-aktivitas yang diperlukan, misalnya dengan
teknik WBS atau Work Breakdown Structure. Selain itu manajer proyek harus mampu
memperkirakan waktu bagi setiap aktivitas secara realistis. Hal ini memerlukan
kordinasi dengan tim proyek untuk menentukan estimasi berapa alam aktivitas
tersebut dilakukan. Kemudian, manajer proyek harus mengatur waktu peringatan
untuk mengindikasikan tanggal-tanggal kritis selama proyek berlangsung.
·
Technical
Skills, Kemampuan
teknis melingkupi pengetahuan dan pengalaman dalam hal proyek itu sendiri,
dengan mengetahui prosedur-prosedur dan mekanisme proyek. Kemampuan teknis
biasanya di dapat dari penimbaan ilmu khusus di bangku formal, misalnya
Institut Manajemen Proyek, dan sebagainya.
·
Leadership
Skills, Kepemimpinan
menjadi salah satu peranan penting yang dimiliki oleh seorang manajer proyek.
Apa yang dilakukan oleh manajer proyek menendakan bagaimana seharusnya orang
lain atau timnya bekerja. Dengan ini manajer proyek dapat mempengaruhi
bagaimana orang lain dapat bertindak dan bereaksi terhadap isu-isu proyek.
·
Resource
Management and Human Relationship Skills, Pemakaian sumber daya adalah masalah utama bagi para manajer
proyek. Manajer proyek perlu memahami akibat dari kegagalan dalam mengelola
sumber daya, oleh karena itu perlu kehati-hatian dalam menempatkan sumberdaya
yang ada dan menjadwalkannya. Hal ini membutuhkan kemampuan untuk membangun
jaringan social dengan orang-orang yang terlibat di dalam proyek, seperti para
stakeholder. Seorang manajer proyek yang efektif harus mampu untuk menempatkan
diri dalam memberikan keterbukaan dan persahabatan dengan pihak lain, salah
satunya dengan menjadi pendengar yang baik.
·
Communication
Skills, Perencanaan
sebuah proyek akan menjadi tidak berguna ketika tidak ada komunikasi yang
efektif antara manajer proyek dengan timnya. Setiap anggota tim harus
mengetahui tanggung jawab mereka. Kadang, jadwal perencanaan yang sudah dibuat
secara sempurna oleh manajer proyek tidak dijalankan oleh timnya, tim lebih
memilih bekerja dengan aturan mereka sendiri. Hal ini dikarenakan sang manajer
tidak memberikan penjelasan atau mempresentasikan prosedur yang diinginkan
dalam menjalankan proyek.
·
Negotiating
Skills, Untuk
memperoleh simpati dan dukungan dari manajemen atas, kemampuan negosiasi
dititik beratkan disini. Tapi, manajer proyek harus memahami kepentingan
manajemen atas sehingga dengan pemahaman ini manajer proyek dapat melakukan
bargaining dengan pemikiran yang tenang dan jernih untuk memperoleh apa yang
diinginkan. Selain kemampuan komunikasi yang baik, negosiasi juga memerlukan
strategi dalam menarik dukungan manajemen atas atau sponsor mereka,
bagaimanapun, pihak yang bernegosiasi harus dapat melihat loyalitas sang
manajer terhadap mereka, baru kemudian akan muncul kepercayaan.
·
Marketing,
Contracting, Customer Relationship Skills, Kemampuan menjual tidak hanya dimiliki oleh marketer saja,
akan tetapi manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk memasarkan hasil
proyeknya, karena akan sangat tragis ketika sebuah proyek yang sukses secara
implementatif, tetapi outputnya tidak dibutuhkan oleh para penggunanya.
Bagaimanapun apa yang akan dikatakan sang manajer proyek kepada pelanggannya
akan lebih berpengaruh daripada yang mengatakan hanya bagian marketing. Selain
itu, kedekatan dengan konsumen sangat diperlukan. Sang manajer perlu responsive
terhadap perubahan kebutuhan dan persyaratan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan
mereka. Sekali lagi, kemampuan komunikasi sangat berperan penting disini. Dalam
konsep TQM, kunci utama untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan adalah
komunikasi secara terus-menerus antar pelanggan maupun antar tim proyek
(Tjiptono&Diana, 2003).
Sumber
:
